Cum vă puteţi spori productivitatea şi eficienţa la serviciu. Află câteva trucuri

Articol de , 14 iulie 2014, 09:28

Deficitul de atenţie poate să creeze dificultăţi în îndeplinirea sarcinilor de serviciu, însă există câteva trucuri simple pentru a vă maximiza productivitatea şi a deveni mai eficienţi, potrivit huffingtonpost.com.

Dacă aveţi deficit de atenţie/ tulburare hiperkinetică (Attention Deficit Hyperactivity Disorder – ADHD), veţi avea dificultăţi în timpul serviciului mai mult decât alte persoane.

O durată scurtă de concentrare, starea de nelinişte şi uşoara distragere a atenţiei sunt factori care pot determina scăderea productivităţii la muncă.

Medicamentele pot fi de ajutor, însă există şi câteva tructuri care vă pot ajuta să vă maximizaţi productivitatea şi eficienţa.

1. „Prioritizaţi-vă” sarcinile

Creaţi o listă în care stabiliţi cele mai importante lucruri pe care le aveţi de făcut. Începeţi prin a executa cele mai importante sarcini şi lăsaţi pentru mai târziu lucrurile nesemnificative.

Lista de priorităţi (Lista A) poate include lucrurile care trebuie realizate astăzi sau mâine. Lista B poate include proiecte sau sarcini care trebuie finalizate până săptămâna viitoare.

2. Controlaţi-vă e-mail-ul

Chiar şi cele mai concentrate persoane pot fi rapid atrase în „ping-pong-ul” verificării e-mail-urilor primite.

Însă, dacă o persoană este predispusă să fie uşor distrasă de la activităţile sale, semnalul de atenţionare atunci când primeşte noi e-mailuri poate compromite întreaga zi.

Stabiliţi-vă anumite perioade din zi pentru a citi e-mail-urile.

3. Limitaţi posibilităţile de distragere a atenţiei

Mesajele vocale, accesul permanent la internet şi chiar şi conversaţiile ocazionale în afara biroului vă pot distrage atenţia şi vă pot îndepărta de lucrurile pe care le aveţi de făcut.

La fel ca şi în cazul e-mail-urilor, stabiliţi o anumită perioadă pentru a verifica şi răspunde la mesajele vocale.

Şi, în funcţie de proiectele pe care le aveţi de finalizat şi, dacă este posibil, aţi putea lua în considerare chiar oprirea computerului pentru a elimina tentaţiile internetului.

4. Împărţiţi în „bucăţi mici” sarcinile mari

Dacă vă simţiţi copleşit, acest lucru poate fi cauzat de faptul că vă gândiţi să rezolvaţi mai multe lucruri dintr-o dată.

Dacă deveniţi anxioasă deoarece trebuie să terminaţi de scris ceva până la sfârşitul săptămânii, stabiliţi cât trebuie să scrieţi într-o zi sau într-o oră.

5. Lucraţi în acelaşi spaţiu

Lucratul într-o zi într-o cafenea, în altă zi într-o bibliotecă, iar în altă zi în biroul de acasă vă poate face foarte vulnerabili la stimuli care vă pot distrage atenţia.

Însă, dacă lucraţi într-un singur loc, vă obişnuiţi să asociaţi respectivul loc cu munca pe care o aveţi de făcut. Lucratul în acelaşi loc şi în acelaşi interval de timp poate conduce la creşterea eficienţei muncii.

6. Găsiţi un loc liniştit unde să lucraţi

Ideal ar fi să aveţi un birou care să aibă o uşă pe care să o puteţi închide atunci când trebuie să lucraţi.

Dar acest lucru nu este mereu posibil, având în vedere spaţiile deschise în care sunt amenajate cele mai multe birouri.

Dacă şeful dumneavoastră nu este dispus să vă ofere posibilitatea de a lucra în propriul birou, există mereu posibilităţi pentru a minimaliza sursele de distragere a atenţiei, chiar şi într-un spaţiu mic deschis.

Dacă trebuie să împărţiţi un spaţiu, încercaţi să îl împărţiţi cu o persoană care lucrează mai mult la computer decât cu o persoană care trebuie să folosească foarte mult telefonul sau care trebuie să organizeze şedinţe în alte multe spaţii deschise.

7. Folosiţi un cronometru

Folosirea unui cronometru (ceas) poate ajuta un spirit rătăcitor să se întoarcă la timp la sarcinile de lucru.

Puteţi de asemenea să folosiţi un cronometru pentru a vă creşte durata de concentrare, de la 10 minute pe zi într-o săptămână la 12 minute pe în săptămâna următoare şi 14 în cealaltă.

8. Decongestionaţi spaţiul de lucru

Un spaţiu de lucru îngrijit şi curat vă poate ajuta să vă organizaţi mai bine sarcinile de lucru şi să vă concentraţi, dar trebuie să ţineţi cont de faptul că mutarea lucrurile dintr-o parte în alta pe birou poate să vă creeze probleme atunci când nu vă mai amintiţi unde le-aţi pus.

Pe de altă parte, când curăţatul biroului devine brusc o prioritate, chiar dacă aveţi alte lucruri mai importante de finalizat, acest lucru poate să vă creeze probleme.

9. Planificaţi zilele

Mulţi oameni cu deficit de atenţie şi-au dat seama că pot fi mai eficienţi şi productivi dacă folosesc un „day planner” (un planificator) sau un asistent personal digital (PDA).

Un PDA este cu atât mai util cu cât îl puteţi ţine alături şi îl puteţi programa să vă trimită mesaje şi să vă reamintească ce aveţi de făcut.

De exemplu, vă poate aminti că aveţi o întâlnire importantă cu 30 de minute înainte ca aceasta să înceapă.

10. Folosiţi tehnici de relaxare

Dacă aveţi deficit de atenţie şi sunteţi impulsiv şi vă poate fi uşor distrasă atenţia, este cu atât mai greu să vă concentraţi în moment de stres.

De aceea este foarte important să luaţi pauze de relaxare, în care să respiraţi adânc şi să meditaţi.

11. Luaţi notiţe

Dacă vă luaţi notiţe în timpul unei întâlniri sau în timp ce vorbiţi la telefon, vă veţi aminti mai târziu aspectele discutate.

Dacă aveţi dificultăţi în a procesa informaţiile pe care le auziţi în timpul unei întâlniri şi sunteţi distras, începeţi să vă luaţi notiţe – aceasta este o bună modalitate de a procesa informaţiile auzite.

12. Menţineţi o rutină

În general, tot ceea ce se poate desfăşura după o rutină pe care o cunoaşteţi este de bun augur.

În schimb, dacă, de exemplu, în mod constant pierdeţi lucruri, acest aspect vă poate afecta şi poate să pună presiune pe dumneavoastră.

Astfel, faceţi lucrurile să fie la fel de simple ca pusul cheilor maşinii sau ale casei în acelaşi loc. La fel trebuie să faceţi şi cu agenda, notebook-ul şi servieta.

13. Înconjuraţi-vă cu persoane bine organizate

Multe persoane de succes care au deficit de atenţie au în comun acelaşi lucru: au alături persoane bine organizate şi cărora le place să organizeze foarte bine sarcinile de lucru în fiecare zi.

A avea alături persoanele potrivite, în special atunci când sunteţi într-o poziţie de execuţie, este de nepreţuit.